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アイデアプラス、初めてのリモートワーク|使っているツールと仕組み紹介

こんにちは。アイデアプラス広報のイガラシです。

新型コロナウイルスの影響で急遽リモートワークを導入する企業が増えているかと思います。アイデアプラスも今回のことをきっかけに、初めてリモートワークを実践中です。

導入して約1ヶ月が経ちますが、今のところ「リモートワークで寂しい・コミュニケーション不足だ」という声は聞こえてきません。

試行錯誤しながら取り組んでいる段階ではありますが、業務効率と社内のコミュニケーションの質を落とさず、さらに高めるために使っているツール類仕組みをご紹介していきたいと思います!

1:使っているツール

Web会議ツール:Zoom

https://zoom.us/jp-jp/meetings.html

Zoomは以前より使っていましたが、リモートに切り替わってから使用頻度が非常に増えました。

社内外のミーティングに加え、普段と同じ仕事環境を再現するため常時接続しながら仕事をしています。(常時接続については、2:仕組みで詳しくご紹介します。)

チャットツール:Slack

https://slack.com/intl/ja-jp/

数年前はIT業界で使われているイメージでしたが、最近では業界問わず様々な企業で使われている印象です。

わかりやすい操作と、絵文字を使ってカジュアルにコミュニケーションが取れるところがおすすめポイントです。

また、話題(トピックス)ごとに「話す部屋(チャンネル)」を分けることができるため、話題を整理しながらコミュニケーションをとることができるのもSlackの特徴です。

アイデアプラスではお客さまともSlackで連絡を取り合うことが多く、初めて使われる方には簡単な使い方ガイドをお送りしています。

こちらに貼りますので「この機会に使ってみよう!」という方はよろしければ下記よりダウンロードくださいませ。

Remotty

https://www.remotty.net/

アイデアプラスでは基本的にZoomを活用していますが、今回のリモートワーク導入を機にRemottyも試してみました!

Remottyは、数秒ごとに自分の顔写真が撮られ画面に表示されるので、メンバーがPCの前にいるかどうかがわかります。

静止画なので通信量を節約できる・チャットによるコミュニケーションがとれる便利なツールです。

こちらも試してみましたが「顔が見えるリモートワーク」を重視している私たちには動画で様子が見えるZoomの方が合っていると感じました。

アイデアプラスでは様々なツールを試してみた結果、Zoomを採用していますがそれぞれの好みや使う目的に合わせて選んでいただけると良いかと思います。

2:仕組み

可能な限り、普段と変わらない環境下で仕事をするため+コミュニケーションの質を落とさないよう、以下のルールを設けました。

■9:00朝礼、14:00昼礼、18:00夕礼の実施(チームごとに)

最初は多いんじゃないかと思いましたが、昼礼はサクッと終わりますし、気軽に話しかけやすい空気作りに繋がっていると感じます。

ちなみにZoomには参加者をグループごとに振り分けるブレイクアウト機能というものがあります。

<使い方事例>
毎朝、常時接続のURLに入室

朝礼はチームごとの部屋に分かれる(zoomで別URLを発行しなくとも1つのZoom内でグループごとに分けられる)

■仕事中はzoomを常時接続
一息ついたときにZoom画面を見ると働いているメンバーの様子が見れ、繋がっている感覚があります。

<部屋の中を映したくない場合>

バーチャル背景機能を使えば背景を変えることができます。好きな壁紙を設定できるので、おもしろ背景に設定して笑いが起きるなど、コミュニケーションの一環にもなっています。

■Facebookグループ上に日報をアップし、業務終了とする

日報もリモートワーク以前より運用していましたが「業務終了の報告」にすることで、投稿率がアップしました。

日報には画像を1枚つけるルールになっているので、あまり話したことのないメンバーを知るきっかけになります。

非公開で運用しているので社内のメンバーのみ閲覧できます。「いいね!」を押して気軽に反応ができるのが良いです。

実際にリモートワークをしてみての感想

●よかったこと

・1人で集中できる いつもより生産性が高い
・2時間の通勤時間が削減できて時間が増えた
・昼食を自炊するようになって健康的な食生活を送れる

△よくないこと

・肩こりがひどい
特に1人暮らしはローテーブルしかないことが多く、急にリモートワークになり環境を整えるのが大変なようです。

・出力が必要な業務をしているメンバーはリモートが難しい
・雑談が減り、適度な息抜きやアイデアの共有が難しくなった

現状はWeb会議やチャットツールを活用してコミュニケーションを維持していますが、この先も長くリモート状態が続くと、雑談から生まれる新しいアイデア直接会うことで感じるチームワークなどは感じにくくなると思いますので、一刻も早く以前のような日常に戻ってほしい気持ちでいっぱいです。

みなさんの会社ではどのようにリモートワークを実施されていますか?ぜひコメントで教えてください。

今後も色々な方法を試してみますので、いいアイデアが見つかりましたら随時noteを更新していきます!

最後に

アイデアプラス内で起きた笑えるリモートワークネタを晒しておきます。

▼ふとzoomを覗いたら頭に猫が…

本物。

偽物。

▼ヒーローに仲間入り

▼普通に怖い