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業務効率UP!『オールインワン手帳術』のススメ

Hello! セールスマーケチームのユアサです。

肌寒い日が増え、冬の訪れを感じる今日この頃…。末端冷え性の私には生きづらい季節となりました。

今回ご紹介するのは、社会人生活で出会った暫定一位のライフハック『オールインワン手帳術』。

・日々タスク管理に追われている
・よくメモを無くして慌てる
・スケジュール帳がうまく活用できない


そんなあなたの”業務の滞り”を解きほぐす、効率UPの助けになれば幸いです!

はじめに:手帳との出会い

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ユアサが新卒で入社した会社は、急成長中のベンチャー企業。

毎日200通以上のメールを確認しながら、様々なプロジェクトが同時並行で進む過酷な現場において、とにかく”タスク管理“が課題でした。

新しいタスク管理方法を毎週のように試し、うまくいかずに次を試す。

そんな毎日を送っていたある日、同僚が持っていた1日1ページの”オールインワン手帳“を見て「これだ!」と閃きました。

閃き1:タスク管理

ユアサにとって、タスク管理における課題は以下の2点でした。

・「今日やらなくてもいいこと」を後回しにして忘れる
・付箋やノートのどこに書いたかわからなくなる

オールインワン手帳は、この2点を見事に解決!

例えば、「今日やらなくてもいいこと」は明日以降のページに記入して頭の中から追い出します。これにより、今日のタスクに集中できました。記入した日には必ず目にするので、忘れることもありません。

また、付箋に大事なタスクやメモを書いてしまった場合、書き写すのは非常に面倒です。そんなときは今日のページに付箋をペタッと貼り付けて、まとめて管理するようにしました。まさに1日1ページだからできること!

後ほど記載しますが、オールインワン手帳はノート代わりにも使用するので業務管理はこの手帳1つで完結できます。どこに書いたかわからなくなり、時間を無駄にすることもなくなりました。

閃き2:スケジュール管理

タスク管理問題が解決したユアサを待っていたのは、効率低下を招く以下の課題です。

・通信環境や充電切れによってすぐにスケジュールを確認できない
・タスク量とスケジュールが合っていない

大事な商談に臨んでいたある日、次の約束を確認しようと開いたスマホがなんと圏外に!クラウドタイプのスケジュールツールを使用していたため、電波が入らない場所では確認ができません。

その点、オールインワン手帳なら電波の有無に振り回されることはありません。外出予定や大事な会議日程を事前に書き込んでおけば、問題なく対処できました。

さらに重要だったのは、タスクとスケジュールのバランスです。当日対応したいタスクが山ほどあるのに、外出や打合せでスケジュールが埋まっていてはタスク管理の意味がなくなってしまいます。このギャップをなくすため、タスクとスケジュールはセットで管理する必要がありました。

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ユアサが使っているオールインワン手帳は、各ページに時間表示があります。この時間表示に合わせて当日のスケジュールを記入し、タスクを処理するタイミングも仮で組み込むことにしました。当日対応が難しいと事前に分かれば、納期調整も早めに相談できます。先手先手を打つことで、業務効率全体が改善されました。

閃き3:打合せノート

スケジュールに沿ったタスク管理ができるようになると、気になったのが休みの日の空白ページ。せっかく1日1ページの手帳を買ったのに、空白ページができるのはもったいない…。そんなとき、別で管理していたノートで以下のような課題が見つかりました。

・いつ打合せした内容かすぐに確認できない
・ノートのどこに書いたかわからなくなる

「あれ、いつ打合せしたっけ?」という問いに咄嗟に答えられず、ノートを端からめくって探すのは非効率。もっと「いつ」「何を話したか」を分かりやすく管理する方法はないかと考えた時、手帳をノートにしよう!と閃きました。

ちょっとしたメモなら話した当日のページに記載し、会議議事録のように大量に書く場合は休みの日のページを使います。メモを探す時は休みの日以外のページのみを確認し、反対に議事録を探す時は休みの日のページのみ確認します。一見同じような作業に見えますが、手帳という構造上日付が非常に見やすくノートよりも振り返りが簡単でした

番外編: 手帳カバーにもライフハック

オールインワン手帳とは少し話がずれますが、手帳カバーにもライフハックがあります。例えば、ポケットがたくさんついた機能的な手帳カバーを購入すれば以下のように便利な使い方ができます。

・紙でもらったスケジュール表を挟んでおく
・メモ/付箋を備えておく
・予備の名刺を忍ばせておく
・ミニ電卓を取り付ける

オールインワン手帳とこのような手帳カバーがあれば、急な呼び出しにも手帳一つで対応できます。打合せに必要な情報は最低限まとめられているため、せっかくのビジネスチャンスを逃すこともありません。備えあれば憂いなしとはまさにこのこと!

まとめ

オールインワン手帳術、皆様のお役に立ちそうでしょうか?

アイデアプラスは社員全員がディレクターの集団です。私たちにとって、段取り・設計・タスクなどのスケジュール管理力は非常に重要です。そのため、社員それぞれが自分に合った方法で徹底した管理を行っています。

今回のオールインワン手帳術が皆さんの日々のタスクやプロジェクト進行の助けになれば幸いです!

これから年末に向かい、バタバタと忙しくなる方も増えると思います。アイデアプラスも師走の慌ただしさと戦いつつ、日々”楽しさ”を生み出していきます!