【有料級】イベント運営マニュアルのテンプレートを無料でプレゼント
イベント運営を成功させるためには、入念な事前準備が欠かせません。
特に、イベントの目的・人員配置・スケジュールの整理は、イベント運営の成功・失敗に直結します。
本記事では、イベント運営マニュアル作成のために必要な有料級のテンプレートを無料で公開し、使用方法も解説します。
イベント運営マニュアル作成にかかわる理解を深めておきたい方はぜひご覧ください。
イベント運営マニュアルのテンプレート無料ダウンロード
イベント運営に欠かせない、有料級の4つのテンプレートを公開します。
使い方・考え方も詳しく解説していますので、ぜひ以下のテンプレートを効果的に活用してください。
・ゴール設定
・基本方針設定
・体制図・役割分担
・スケジュール
ゴール設定
「ゴール設定シート」は、会社で設定しているゴール（KGI）の達成に向け、中間目標（KPI）も一緒に設定するためのテンプレートです。
イベント運営は、このKGI達成に向けた数ある手段の中のひとつであるといえます。
ポイントは、イベントのKPIを設けること。KPIは定量的なものだけでなく、定性的なものを設けても良いでしょう。
定量的と定性的の違い
| 単語 |
言葉の意味 |
具体例 |
| 定量的 |
ものごとを数値に着目してとらえること |
売上を1,000万円伸ばす |
| 定性的 |
ものごとを数値化できない部分に着目し、とらえること |
売上アップを図るために従業員が新たに掲げた行動指針に則って勤務する |
イベント成功のためにメンバーが一丸となり、KPI達成に向けて動けば、結果としてKGI達成につながります。
基本方針設定
課題解決に向けた基本方針を設定するために使用するのが「基本方針設定シート」です。
基本方針設定シートの使い方
1. ターゲットや目指すべき姿を「問い」をもとにして洗い出す
2.「問い」の解決を阻むものが何かを考える
3. 課題の解決策となるようにイベントの基本方針を決める
基本方針を固めておくと、イベントで実施する企画・チラシ・LPなどのクリエイティブが一貫した内容に仕上がります。
狙い通りのターゲットを来場させたり、自社が目指すべき姿になるために効果的です。
自社や組織にとって適切な「ターゲット」を設定して、「目指すべき姿」になれるイベントを開催できれば、自ずとしてKGI達成にもつながるでしょう。
体制図・役割分担
イベントの開催が決まったら「体制図・役割分担シート」を活用してください。
誰がどの担当の責任者なのかを見える化できるため、人員の整理に役立ちます。
部門ごとに連携できると、イベント開催に向けてスムーズに準備を進められるでしょう。
複数のチームや複数の会社で動く場合は特に重要です。
チーム間での連携を図るためにも大いに活用してください。
スケジュール
イベントの準備に抜けや漏れがないように、スケジュール管理を正確に実施することも重要です。
「スケジュール管理シート」で全体の流れだけでなく、運営周り・広報周りといった役割ごとの流れまで、一目でわかるようにスケジュール表を作成しましょう。
チームごとの進捗もわかりつつ、全体を俯瞰できるため適切なスケジュール設計に役立ちます。
イベント運営に使えるテンプレートはこちらからダウンロード
資料請求
そもそも、イベント運営マニュアルは何のために必要なのでしょうか。
マニュアルを作成する目的を理解し、効果的なイベントにするために準備しましょう。
・関係者がイベントの全体像を理解するため
・役割やタスクを分担するため
・ノウハウを蓄積するため
関係者がイベントの全体像を理解するため
イベント運営マニュアルを作成すると、イベントの全体像を理解するのに役立ちます。
イベント運営の関係者全員に、同じ内容を浸透させられるのは大きなメリットです。
また、開催目的や実施内容が一目で確認できるだけでなく、スタッフそれぞれが自分の仕事を理解するのに有効です。
仕事への理解が深まれば各スタッフが自主的に動けるようになるので、効率的なイベント準備・運営が可能になるでしょう。
一方でイベント運営マニュアルがないと、スタッフ間でイベントの理解が進まず、企画やチラシの一貫性がなくなってしまいかねません。
さらに各スタッフが何をすべきかがわからず、準備・運営が混乱する可能性もあるでしょう。
「イベント運営成功のためには、関係者全員にイベントの内容を理解してもらうことが重要」だと考え、イベント運営マニュアルの作成に力を入れてください。
役割やタスクを分担するため
「体制図・役割分担シート」でも紹介しましたが、誰が・どこで・何をするのかを整理するために、イベント運営マニュアルは必要です。
イベント当日はさまざまな動きが必要であるため、個人の動きを把握して一人ずつに指示出しするのは困難です。
しかしあらかじめタスクを分担しておけば、各スタッフが自主的に行動できるため、誰かが取りまとめる必要もありません。
つまりマニュアルさえあれば各スタッフが何をしているのかをリアルタイムで確認できるのです。
さらにマニュアルに各スタッフの動きをまとめておくことで、事前に必要な作業の抜けや漏れがないかもチェックできます。
当日の混乱を防ぐためにも、イベント運営マニュアルの作成は必須です。
ノウハウを蓄積するため
一度イベント運営マニュアルを作ってしまえば、次回以降にも活用できます。
「今回のマニュアルで不足していた点はないか？」「うまくいった点は？」などのノウハウが蓄積され、マニュアルを使用するたびにブラッシュアップされていくでしょう。
また、イベント運営マニュアルの雛形ができるため、次のイベント時には内容をフォーマットに沿って入力するだけで簡単に作成できるようになります。
ノウハウがたまってより良いイベントにできるだけでなく、次回以降のマニュアル作成のコストも抑えられるため、初回のイベント運営マニュアル作成には力を入れてみてください。
初めてのイベント運営マニュアル作成で気をつけておくべき3つのポイントを紹介します。
1. 一人に役割を集中させないようにする
2. トラブルは起こるものとして考える
3. マニュアル作成時に細かなシミュレーションを行う
1.
一人に役割を集中させないようにする
一人に役割が集中しないように配慮してください。
一人のスタッフが複数部門の責任者を兼ねてしまうと、その人がいないときに誰も対応できなくなる可能性があるためです。
「あの人がいないと仕事が回らない」という状態にしてはいけません。
そのためには、責任者をバラバラにすること・チームのみんなで情報を共有することが大切です。
万が一責任者がいなくてもイベント準備・実施に影響が出ないよう、必要な情報や作業はイベント運営マニュアルに記載しておくと良いでしょう。
2.
トラブルは起こるものとして考える
イベント運営マニュアル作成時に大切な心構えが、「トラブルは起こるものとして考える」です。
トラブルが起きる前提でマニュアルを作っておけば、もしものときにスムーズに対応できます。
どのようなトラブルが考えられるのか、事前によくシミュレーションしておきましょう。
3.
マニュアル作成時に細かなシミュレーションを行う
トラブル対策のためだけではなく、当日の作業に不備がないように、細かくシミュレーションしておきましょう。
完璧なマニュアルだと思っても、足りない要素やいらない要素はあるはずです。
精度の高い準備ができれば、イベント成功にもつながります。
入念なシミュレーションを実施して、精度の高いマニュアルを目指してください。
イベント運営マニュアル作成後にしておくべき3つの準備
イベント運営マニュアルが完成したら終わり、ではありません。
イベント開催当日までにしておくべき3つの準備を紹介します。
1. 各チームで読み合わせする
2. 関係者全員に共有する
3. マニュアルの取り扱い方法を決める
1.
各チームで読み合わせする
イベント運営マニュアルに記載の内容に無理がないか、抜けや漏れがないか、いらない要素はないかなどを確認するために、各チームで読み合わせしましょう。
イベントの流れに沿って必要な作業を確認していけば、他のチームとの連携に不備がないかもチェックできます。
イベント運営マニュアルの精度向上につながるだけでなく、各スタッフの作業把握のためにも有効です。
2.
関係者全員に共有する
イベント運営マニュアルが完成したら、必ず関係者全員に共有しましょう。
マニュアルの変更をリアルタイムで表示できるため、Googleスプレッドシートで共有するのがおすすめです。
ただし内容を変更する場合は「変更履歴が残るようにする」「変更内容をメールやチャットで通知する」などして、全員に知らせておきましょう。
「こんな変更は聞いていない」という理由でミスが発生するのは避けたいところです。
3.
マニュアルの取り扱い方法を決める
イベント運営マニュアルには個人情報や会社の内部情報が含まれるため、取り扱いに注意しなくてはなりません。
「社外持ち出し禁止にする」「イベント終了後は返却を義務付ける」「マニュアル回収後はシュレッダーで処分する」など、どのように取り扱うべきかを決めておきましょう。
イベント運営マニュアルの作成は、いかにイベントについてシミュレーションして細かく作成するかが肝です。
しかしイベント運営のために必要な準備はそれだけではありません。会場手配・告知施策など、進めなくてはならない業務はどんどん追加されます。
初めてのイベント運営で悩みや困り事が多い場合は、プロに任せるのが安心でしょう。
イベント運営についてお困りの際は、株式会社アイデアプラスにご相談ください。
イベント運営マニュアルに関連する、よくある質問に回答します。
・イベント運営で気をつけることは何か？
・イベント当日は何をするのか？
・イベント開催までの流れは？
イベント運営で気をつけることは何か？
イベント運営を成功させるために、事前準備で気をつけておきたい5つのポイントは以下の通りです。
イベント準備で気を付けること
1. 精度の高いマニュアルを作成する
2. 必ず会場の下見に行く
3. 納得いくまでリハーサルを実施する
4. お釣りを多めに用意しておく
5. 来場者リストを作成する
イベント当日は何をするのか？
イベント当日は、事前に作成したスケジュール・進行表の通りに業務を行います。
ここでは一例を紹介します。
イベント当日のスケジュールの例
・設営・準備
会場の1時間半前に設営・準備を開始する。
スタッフ間で連携しながら照明や音響の動作チェック・機材チェックをする。
テーブル・イスなどのセッティングも進める。
・開場〜終了
来場者に対応しながらスケジュールを進行する。
トラブルにも対応できるようイベント運営マニュアルを常に所持し、臨機応変に対応する。
・撤収〜振り返り
イベントが終了したら速やかに撤収作業を実施し、後日振り返りを行う。
スタッフから当日の様子・トラブルの有無などの意見をまとめ、改善点を洗い出す。
来場者アンケートもうまく活用する。 |
イベント開催までの流れは？
「イベントを開催する」と決めてからの大まかな流れは以下の通りです。
イベント開催までの流れ
1. イベント開催の目的を明確にする
2. 日時・会場を決める
3. 告知する
4. イベント運営マニュアルを作成する
5. 当日を迎える
今回はイベント運営マニュアルのテンプレートを紹介し、イベント成功のために必要な知識について解説しました。
イベントを成功させるためには、マニュアル作成をはじめとする入念な事前準備が欠かせません。
初めてのイベント開催にあたりマニュアル作成が難しい方は、本記事で紹介したテンプレートを用いて、効果的なマニュアル作成につなげてください。
弊社、株式会社アイデアプラスはお客様が抱える課題を一緒に考え、クリエイティブの力で課題解決・目標達成に向けて伴走いたします。
イベント運営マニュアルの作成についてお困りの際は、ぜひ株式会社アイデアプラスにお気軽にご相談ください。
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中本 善貴
ディレクター
石川県出身。16年間、ゼネコンにてインフラ整備の現場に事務方として携わる。クリエイティブ業界で働きたいという思いで転職を決意。建設業界での経験をクリエイティブ業界で活かすために、アイデアプラスのスペースデザイン部門に入社。イベントや展示会、店舗改修工事などの企画提案/運営/施工を担当。趣味は釣り。
