イベント運営は、企業のブランドイメージを高め、顧客との強固な関係を築くために重要な要素です。しかし、その成功への道のりは簡単なものではありません。
本記事ではイベント運営の基本的な概念から、成功に導くための秘訣、そして効果的なマニュアルの作成方法までを詳しく解説します。
イベント運営に関する有益な情報を知りたい方は、ぜひ最後までご一読ください。
イベント運営とは、イベントの企画立案や準備、実施、そして結果報告までの一連の作業を指します。
そもそもイベントは企業が顧客や社員、取引先などとの関係を深めるために行います。例えば、新製品の発表会や展示会、顧客向けの感謝祭、社員向けの研修会やパーティーなど。イベントを成功させるにはどのような目的でイベントを開催するか明確にし、目的に合った企画を立てることが重要です。適切な会場や機材の選定、スムーズな進行管理、そして終了後の結果報告も欠かせません。
具体的な実践方法としては、事前にタイムスケジュールを作成し、当日の進行をスムーズにするための準備をしっかりと行うことが挙げられます。また、参加者からのフィードバックを収集し、次回のイベント運営に活かすことも不可欠です。
これらのポイントを押さえることによって、イベントを成功へと導きます。
イベント運営に必要な人数
イベント運営に必要な人数はイベントの規模や内容によりますが、「準備段階」「当日」で人数が異なります。
一般的には準備段階で運営チームリーダーや手配係など7名、当日は統括ディレクターや司会者、誘導係など15名程度の人数が必要です。
| 時期 |
必要な作業
|
必要な役割 |
人数の目安
|
|
イベント前
|
・企画立案
・会場選定
・備品手配
・イベント制作物準備
・イベントの告知
・アンケート集計
|
・運営チームリーダー
・手配係
・会場係
・制作物係
・景品、備品準備係
・広報係
|
7名
|
|
イベント当日
|
・イベントの進行管理
・音響・照明の最終調整
・音響・照明のタイミング指示
・司会進行
・マイクの準備やステージ転換
・登壇者へ渡す賞状や景品の準備
・参加者の受付
・参加者の誘導
・写真、動画撮影
|
・統括ディレクター
・司会者
・ステージ係
・受付係
・会場係
・誘導係
・カメラマン
・機材担当者
|
15名程度
|
統括ディレクターは全体の進行を管理し、司会者はプログラムの進行を担当します。誘導係は参加者の誘導や案内を行い、トラブルが発生した時に対応します。
イベントの規模や内容により必要な人数や役割は変わるため、上記の人員配置はあくまで一例です。適切な人員配置と役割分担が、イベント運営の成功に繋がります。
イベント運営を行う前に
イベント運営を行う前に、イベントを成功に導くための準備が重要です。必要なプロセスや準備は以下の通りです。
1.イベント担当者とのヒアリングを行い、企業の考え、やりたいことを把握する。
2.本部の責任者や関係者とのヒアリングを行い、共通認識化する。
3.初回の打ち合わせをもとに基本方針を決定し、イベントコンセプトを作成する。
4.コンセプトに沿ったコンテンツを決定する。
5.イベントに向けた組織・体制を明確にする。
6.各プロセスごとに定期的な定例会を行い、情報共有を図る
一方的なコミュニケーションではなく相互コミュニケーションが図れる環境作りがポイントです。円滑なコミュニケーションが取れる環境作りは、全社が一丸となってイベント運営に取り組む上で欠かせません。
イベント運営における基本の5ステップは次の通りです。
1.企画立案
2.イベントスケジュールを立てる
3.準備
4.イベント開催
5.イベントの結果を調査・分析
1
企画立案
イベントの開催目的やターゲットを明確にし、その目的に合った企画を立案します。
また、ターゲットに適した場所や日程の検討も行ないます。
さらに、必要なリソースや予算を決定する段階でもあるため、企画立案はしっかりと進めなければなりません。
イベント開催の目的を明確にする
イベント開催の目的は、顧客との関係を深めることや、新製品の発表、社員の研修などさまざまです。目的を明確にすることで、その目的に合った企画を立てられます。
また、目的を明確にすることで、参加者にもイベントの意義が伝わりやすくなります。企画立案の段階で、イベント開催の目的をしっかりと把握し、その目的に沿った企画を立てることが大切です。
ターゲットの興味を引く内容にする
イベントのターゲットは顧客や社員、取引先などさまざまですが、ターゲットに合った内容を企画することで参加者の興味を引き、イベントへの参加意欲を高められます。
例えば、顧客や取引先への新製品発表会では話題性がある最新技術やデザインについて詳しく紹介すると効果的です。また、社員研修会では業界の最新動向や意外性のある情報を提供しましょう。
他社のイベント事例を参考にする
他社が実施したイベントの成功事例や失敗事例を参考にすることで、自社のイベントに役立つヒントを得られます。
また、他社のイベントを参考にすることで、自社のイベントが他社と差別化されるような企画を立てることも可能です。
ただし、他社のイベントを参考にする際は、そのまま真似するのではなく、独自のアイデアや工夫を加えることが重要です。
企画立案の段階で、他社のイベント事例を調べ、参考にしながら独自性のある企画を立てましょう。
よいコンテンツを用意する
イベントの成功には参加者が興味を持ち、楽しめるようなコンテンツが欠かせません。
例えば、新製品発表会ではデモンストレーションや体験コーナーなどが効果的です。
また、社員研修会ではワークショップやグループディスカッションなどが考えられます。
企画立案の段階で、ターゲットのニーズや関心事を把握し、そのニーズに応えるようなコンテンツを用意することが大切です。
2
イベントのスケジュールを立てる
イベントの開催日程が決まり次第、開催日から逆算していつまでに何をするべきなのかスケジュールを立てます。
スケジュールを立てることにより、それぞれの役割が準備するタスクと期日が明確になります。運営チームリーダーはスケジュール管理を徹底し、タスクをアサインした人とのコミュニケーションをこまめに行いましょう。
また、会場が決まり次第、イベントで使用する備品や機材の準備が始められるため、会場の選定も早めに行います。
日程を決める
日程を決める際は、参加者の都合を考慮し、最適な日程を選定することが大切です。
例えば、会社員がターゲットで、仕事や業務として来場することが多い場合は平日の日中がよいでしょう。
業務に関係しないイベント開催なら、平日は18時以降や土日祝日の日中に設定すると参加しやすくなります。
会場を決める
会場は、イベントの目的や規模、参加者の人数に応じて選定することが重要です。
また、ターゲットに合った立地にある会場を選定することで、参加者がイベントに参加しやすくなります。
会場を決める際は、イベントの目的や規模、参加者ニーズの他、アクセスや設備、費用なども考慮して決定します。会場の下見では、会場運営者と使用ルールの確認も行ないましょう。
3
イベントの準備を進める
イベントの準備は多岐にわたりますが「運営マニュアルの作成」「告知」「アンケートの作成」は特に重要です。
運営マニュアルの作成では、スケジュールや役割分担を記載します。告知はポスターやSNS、Webサイトなど、どの媒体で行うか検討しましょう。アンケートは、参加者からのフィードバックを得るために準備します。
また、会場が決まっている場合、機材の手配も始めましょう。
イベントを告知する
イベントを成功させるためには、イベントの告知が重要です。告知方法はポスターやチラシ、SNSやメールなどで行ないます。
告知する際はターゲットに合った媒体を選定し、イベントの内容や日程、会場などの情報を明確に伝えることが重要です。
例えば、社内向けのイベントなら、社内サイトへの掲載やイントラネットなどで配信を行います。
アンケートを作成する
イベント終了後に参加者からフィードバックを収集するために、アンケートを実施します。アンケートは「イベントの目的を達成できたか」「主催者の意図や目的が正しく伝わったかどうか」などを確認できる質問を用意します。
また、アンケートを実施する際は、資料として数値化しやすいように、10段階で回答できるように工夫しましょう。
当日の運営マニュアルを作成する
当日の運営マニュアルは、イベントがスムーズに進行するように、事前に作成します。
運営マニュアルには、当日のタイムスケジュールやスタッフの配置、トラブルの対処方法などが記載されます。
運営マニュアルはイベントの規模や内容、参加者の人数にもよりますが、綿密に作成することが大切です。
4
イベント開催
イベント開催日が近づくと、備品の抜け漏れのチェックや当日スタッフのタスクを明確にしましょう。
役割分担が不透明なタスクは、運営チームリーダーと各セクションの担当者が明確化し、連携がスムーズに行われるよう調整します。
受付
受付では、参加者の名前や所属、参加費の支払いなどを確認します。また、参加者にイベントの資料を配布するなどの作業が発生します。
受付をスムーズに行うためには、参加者の人数や作業量を考慮した人数を配置することが重要です。
進行台本の準備
進行台本はイベントがスムーズに進行するように、運営チームリーダーや統括プロデューサーが事前に作成します。
進行台本には、以下の内容を時系列で記載することが重要です。
・当日のタイムスケジュール
・プログラムの内容
・発表者や司会者のナレーションや音響のタイミング
また、会場側で音響などのオペレーションをおこなう場合は、会場側から事前に進行台本を求められることもあります。
リハーサル
イベントがスムーズに進行するように、事前にリハーサルを行うことが重要です。
リハーサルでは、当日のタイムスケジュールやプログラムの内容、司会や登壇者の方へ段取りの説明、音響や映像のキュー出しなど、イベントの流れを確認します。
機材・音響・照明の確認
イベントを成功させるには、事前に機材・音響・照明の確認を行いましょう。事前確認を怠ると、当日にトラブルが発生し、イベントが円滑に進行しない可能性があります。機材の確認をしておけば、接続方法や設定などの問題をあらかじめ解決できます。
音響や照明を会場側に依頼している場合は、会場側のスタッフも進行台本に照らし合わせながら確認をします。
トラブル対応
イベント開催時はさまざまなトラブルが発生する可能性があります。発生しやすいと考えられるトラブルは、あらかじめ「対応マニュアル」を検討し対策を立てておくと、安心して当日に臨めます。
また、想定外のトラブルにも臨機応変に対応できるよう、できるだけ多くのトラブルを想定することが大切です。複数の対応窓口を用意しておくと安心です。
5
イベントの結果を調査・分析
イベント後は、参加者へのお礼を兼ねて、アンケートを依頼します。
アンケートを通じて得た結果は、調査・分析し、次回のイベント運営に向けて改善できるようにしましょう。
イベント準備で各役割に必要な人数と仕事内容をまとめました。
| 役割 |
必要人数 |
仕事内容 |
| 運営チームリーダー |
1名 |
・開催趣旨や目的に沿ってチームを導く
・各メンバーへのタスク割り振り
・進行台本の準備
・予算管理 |
| 手配係 |
2名以上 |
・準備物の手配（ケータリング・景品・装花など）
・登壇者の手配（司会者・ゲストスピーカー・パフォーマーなど） |
| 会場係 |
1～2名 |
・会場選定
・導線や会場内ルールのチェック
・空き状況の確認 |
| 制作物係 |
1名 |
・告知用のポスター制作
・イベント当日に流す映像やスライドの制作 |
| 景品・備品準備係 |
1名 |
・イベント当日に使用する備品や機材の準備と手配
・必要な備品と機材をリストアップ |
| 広報係 |
1～2名 |
・イベントの告知
・参加促進
・イベント後のアンケート集計 |
上記以外にも、懇親会やコーヒーブレイクがあるならば、そのセッティングや確認は手配係、配布物のセットアップが必要ならば、広報係や受付係のタスクに含まれます。 イベント当日、各役割に必要な人数と仕事内容をまとめました。
| 役割 |
必要人数 |
仕事内容 |
| 統括ディレクター |
1名 |
・イベント全体の進行管理
・照明、音響などの最終調整・チェック |
| 司会者 |
1～2名 |
・司会進行
・会場インタビュー
|
| ステージ係 |
1～2名 |
・イベントの進行上必要な補助
・マイクの準備やステージ転換
・登壇者へ渡す賞状や景品の準備 |
| 受付係 |
3～4名 |
・イベント会場前で受付
・資料の配布
・参加者のチェック |
| 会場係 |
1～2名 |
・会場内のトラブル対応
・会場や駐車場の調整 |
| 誘導係 |
5名程度 |
・会場内外で参加者の誘導
・車で来場した参加者の駐車場誘導 |
| カメラマン |
1～2名 |
・記録用の写真、動画撮影 |
| 機材担当者 |
1～2名 |
・前日のリハーサル
・音響・照明のタイミング指示 |
誘導係はイベント会場の様子に応じて配置しましょう。例えば会場の入口から受付場所が分かりにくいケースや、来場者が迷いそうなポイントに誘導係を配置することで、来場者をスムーズに誘導できます。会場やイベントの規模によっては、受付係が誘導係を兼ねることもあります。 スムーズにイベントを終えるためには、イベント運営マニュアルがかかせません。
運営マニュアルを作成する目的やメリットを解説します。
イベント運営マニュアル作成の目的
イベント運営マニュアルを作成する目的は次の通りです。
・イベントの目的をスタッフ全員が把握できる
全体の流れを理解するため
・作業の抜け漏れ、重複の防止ができる
各セクションの業務内容を明確にすることで、事前に抜け漏れを確認できる
・トラブルの対応策やオペレーションの不備が分かる
想定外のオペレーション不備やトラブルの対応が迅速に行える
・ノウハウの蓄積ができる
イベントマニュアルを作成すれば、ノウハウが蓄積する
・次回開催時の改善点が分かる
イベント後のアンケート結果と照らし合わせ、改善点を洗い出す
イベント運営マニュアル作成のメリット
イベント運営マニュアルを作成するメリットは次の通りです。
・イベントがスムーズに進む
イベントのタイムスケジュールや役割分担、緊急時の対応方法などが記載されるため、当日の運営がスムーズに行われる
・トラブルの未然防止
緊急時やトラブルの対応フローが記載されているため、早く対処できる
・ノウハウの蓄積
マニュアルを作成することで、ノウハウが蓄積できる
イベント運営マニュアルを作成することでイベントがスムーズに進み、トラブルの未然防止やノウハウが蓄積されるメリットがあります。また、運営者側に、コスト削減や参加者からの信頼性の向上などの利益をもたらします。
イベント運営マニュアルに記載すべき内容は以下の通りです。
・イベント名などの基本情報
イベント名や開催日時、会場や主催者、ゲストや協賛社などの外部関係者情報も掲載する
・運営組織図
イベント会社に運営の一部をアウトソーシングする場合も併せて記載する
・タイムスケジュール
イベント当日の各役割、各担当者の動きを時系列で記載する
・受付スタッフ用マニュアル
資料の配布や参加者のチェックなど、受付時に対応するべき業務内容を記載。また、トイレやWi-Fiパスワードなどの「施設内情報」もマニュアルに記載する
・緊急時対応マニュアル
トラブル発生時の担当者や連絡先、急病人対応や避難計画など「緊急時対応マニュアル」を記載する
特に、当日はアルバイトやインターンの方がスタッフを担当することもあるため、より詳細なマニュアルを作成しておくことが重要です。
イベント運営マニュアル作成時の注意点は以下の3つです。
・準備を抜かりなく行う
・必要な情報をすべて記載する
・トラブルが起こる前提で作成する
準備を抜かりなく行う
イベント準備のなかでも、シュミレーションは特に重要です。当日のタイムスケジュールやプログラムの内容、発表者や司会者の動きなどを細かく確認します。
また、トラブルが発生した場合の対応方法も確認しましょう。シュミレーションを行うことで、実際にトラブルに直面しても慌てることなく対応できる可能性が高まります。
必要な情報をすべて記載する
マニュアルには、当日のタイムスケジュールやスタッフの配置、トラブル対応方法など、イベント運営に必要な情報がすべて記載されている必要があります。
これにより、担当者がいなくても、他のスタッフがイベントの進行をスムーズに行えます。
トラブルが起こる前提で作成する
イベントでは必ずトラブルが起こるものと仮定し、運営マニュアルを作成する際はトラブルに関する対処フローを記載することが重要です。
トラブルが発生した際に、迅速かつ適切に対応することができます。
イベント運営会社とは、イベントの企画から運営までをトータルでサポートする会社のことです。
イベント運営会社は、イベントの目的や規模に応じて最適な企画を立案し、会場や機材の手配、スタッフの配置などを行います。また、当日の進行管理やトラブルにも対応します。
イベント運営に不安がある時や、自社だけでは手が回らない場合はイベント運営会社を活用してみましょう。プロフェッショナルなサポートを受けることで、高品質なイベントを開催できます。
株式会社アイデアプラスの事例
弊社が長野ダイハツ様と共同して成功したイベントの事例を紹介します。
長野ダイハツ様から「新店舗オープンにあたってイベントをやりたい」という目的で依頼された時のものです。
イベントの運営は、弊社と長野ダイハツ様の混合プロジェクトチームで構成しました。
ヒアリングを徹底し、イベント開催の背景や長野ダイハツ様が求めるものを明確化。それに必要なコンテンツを弊社より提案し、実施しています。
また、プロジェクト進行に必要な役割を割り出し、人員配置も行っています。
長野ダイハツ様の現状や今後の展望、サービスの背景などを徹底的に調査し、ファミリー層に向けた「感動体験」型のオープニングイベントは成功。
顧客満足度が95%を超える結果となりました。
また、当イベントでは、新規顧客と新車受注の獲得を目標としていましたが、事前に設定した目標値を大きく超える結果となり、事業成長率も125%に増加しました。
企画立案や準備を入念に行うことで、イベントの成功に繋げることができました。
イベント運営会社とは何？
イベント企画会社やイベント運営会社とは、各種イベントの企画や制作、運営をサポートする会社のことです。
提供するサービスはアイデアやノウハウ、スキル、人材など。式典や総会などの社内イベントのほか、新製品発表会や展示会などの顧客に向けた社外イベントに活用されています。
イベント運営は何から始める？
イベント運営は企画立案から始めます。手順は以下の通りです。
1.企画立案
2.イベントスケジュールを立てる
3.準備
4.イベント開催
5.イベントの結果を調査・分析
イベント運営で気をつけることは？
以下の5つのことに気をつけましょう。
・イベントの成功は「準備」で決まる
・マニュアル・進行台本は必ず作る
・会場の下見は必ず行く
・シミュレーションやリハーサルは納得できるまで行う
・広報・宣伝も必ず行う
本記事ではイベント運営の基本的な概念から、成功に導くための秘訣、そして効果的なマニュアルの作成方法までを詳しく解説しました。
イベント運営は「企画立案」から始まり「運営マニュアルの作成」など多岐にわたる準備が必要です。
「イベントを必ず成功させたい」「イベント運営に不安がある」という場合は【株式会社アイデアプラス】を活用してはいかがでしょうか。
【株式会社アイデアプラス】はイベント企画から運営まで、トータルにサポートする会社です。プロフェッショナルなノウハウを使用して、イベントを成功に導きます。ぜひ、気軽に相談してみてください。
-
-
木村 里紀
ディレクター
神奈川県出身。美術大学卒業後、映画/ドラマ/アニメのオフライン編集を行う映像編集会社に編集助手として従事。次回予告編集を始めとする映像作品作り携わる。その後、ディレクターとしてアイデアプラスに入社。ポスター、チラシ、LP、バナーなど複数展開のキャンペーン販促物を中心にディレクションを担当。
